[Jou naam]
[Jou adres]
[Stad, staat, poskode]
[E-pos adres]
[Telefoon nommer]
[Datum]
[Kliënt naam]
[Klantadres]
[Stad, staat, poskode]
Beste [Klantnaam],
Ek hoop hierdie brief vind jou goed.Ek skryf om jou versoek vir 'n terugbetaling op die produk wat jy onlangs by ons winkel gekoop het, aan te spreek.Ons waardeer jou tevredenheid as 'n kliënt, en ons is daartoe verbind om enige probleme op te los wat jy met ons produkte teëgekom het.
Nadat ons jou versoek nagegaan het, het ons vasgestel dat 'n terugbetaling gepas is in hierdie situasie.Ons verstaan dat u die produk na ons winkel terugbesorg het, en ons vra om verskoning vir enige ongerief wat dit mag veroorsaak het.
Neem asseblief kennis dat die terugbetalingsproses 'n rukkie kan neem om te voltooi, aangesien ons die toestand van die teruggestuurde produk moet verifieer en die nodige papierwerk moet verwerk.Ons vra vriendelik vir u geduld en begrip tydens hierdie proses.
Sodra die terugbetaling verwerk is, sal jy die volle aankoopbedrag terug ontvang, insluitend enige toepaslike belasting.Ons beoog om hierdie proses binne [aantal dae] werksdae vanaf die datum van hierdie brief te voltooi.Indien daar enige vertraging of kwessie met die terugbetaling is, sal ons jou dadelik in kennis stel.
Neem asseblief kennis dat die terugbetaling uitgereik sal word in dieselfde vorm van betaling wat vir die oorspronklike aankoop gebruik is.As jy per kredietkaart betaal het, sal die terugbetaling na jou rekening teruggekrediteer word.As jy kontant of tjek betaal het, sal ons 'n terugbetalingstjek uitreik na jou posadres wat verskaf is.
Ons waardeer u samewerking en begrip gedurende hierdie proses.Ons streef daarna om ons produkte en dienste te verbeter op grond van klantterugvoer, en jou insette is vir ons van onskatbare waarde.Indien jy enige verdere vrae of bekommernisse het, moet asseblief nie huiwer om ons kliëntediensspan te kontak by [foonnommer] of [e-posadres].
Dankie dat jy ons winkel gekies het, en ons vra opreg om verskoning vir enige ongerief wat jy ervaar het.Ons hoop om u in die toekoms beter te dien.
Die uwe,
[Jou naam]
[Jou posisie]
[Winkelnaam]